Rückstände, Reklamationen, Überstunden. Wenn ein Standort ins Rutschen kommt, sieht man zuerst die Symptome. Die Ursache sieht man selten, jedenfalls nicht von innen. Wer jeden Tag mittendrin steht, hat dafür schlicht keinen Abstand.
Zwanzig Jahre habe ich Standorte geleitet. Zwei der drei Warnzeichen, die ich hier beschreibe, habe ich selbst erlebt. Alle drei können Sie bei sich prüfen, ohne Berater, ohne Software, mit einem Blatt Papier.
Warnzeichen 1: Ihr Postfach läuft über
Bei mir war es das Postfach. Die Eskalationen wurden mehr, und irgendwann stand ich in jedem Mailverlauf in Kopie.
Von außen sieht das nach Einsatz aus. Der Chef kümmert sich, der ist überall dabei. In Wahrheit wandert die Verantwortung nach oben, Stück für Stück, bis die Leitung selbst zum Engpass wird. Was oben liegen bleibt, wartet. Im Lager heißt Warten meistens Rückstand.
Geholfen hat damals nicht mehr Kontrolle, sondern das Gegenteil: klare Delegation, Rückendeckung und Coaching für die, die entscheiden sollen. So kam die Verantwortung Stück für Stück dahin zurück, wo sie hingehört.
So prüfen Sie es
Nehmen Sie sich die Mails einer Woche vor, in denen Sie nur in Kopie stehen. Machen Sie bei jeder einen Strich, die eigentlich jemand anderes hätte entscheiden können. Die Zahl der Striche zeigt Ihnen, wie viel Verantwortung schon nach oben gewandert ist.
Warnzeichen 2: Der Fehler fällt immer später auf
Wenn es hakt, kommt fast automatisch die Frage, wer schuld ist. Die bringt wenig. Ergiebiger ist eine andere: Wo im Ablauf wird das Problem zuerst sichtbar? Das gilt für den Rückstand genauso wie für Qualitätsprobleme oder einen Anlauf, der nicht in Gang kommt.
Im Wareneingang? Beim Kommissionieren? Erst beim Kunden? Je später ein Fehler auffällt, desto teurer wird er. Was zum Beispiel im Wareneingang auffällt, lässt sich meist mit wenig Aufwand lösen. Was beim Kunden auffällt, kostet eine Reklamation und ein Stück Vertrauen. Entstanden ist der Fehler fast immer ein paar Schritte vor der Stelle, an der er auffällt.
So prüfen Sie es
Nehmen Sie Ihre letzten Reklamationen, Rückstände oder Qualitätsprobleme und schreiben Sie zu jedem auf, wo es zuerst aufgefallen ist. Dann gehen Sie gedanklich zwei, drei Schritte im Ablauf zurück. Dort sollten Sie suchen, nicht beim Kollegen, der den Fehler zuletzt in der Hand hatte.
Warnzeichen 3: Die Anlage meldet sich, aber keiner hört hin
In einem vollautomatischen Hochregallager mit Materialflussrechner war Stillstand für uns Gift. Steht die Anlage, steht alles. Dann zählt jede Stunde.
Deshalb haben wir Störungen nicht nur quittiert, sondern ausgewertet. Jeden Monat und noch einmal im Quartal. Was immer wiederkam, wurde zum Thema für die vorbeugende Wartung, bevor daraus ein Stillstand wurde.
Viele Leitungen kennen ihre Anlage vor allem über einzelne Störmeldungen. Meldung kommt, jemand quittiert, weiter geht’s. Das Muster dahinter sieht so niemand. Wer dagegen weiß, wie seine Anlage tickt, plant Instandhaltung, Prüfungen und Personal vorher statt hinterher.
So prüfen Sie es
Erste Frage: Wer wertet bei Ihnen die Störmeldungen aus? Die Technik, die Leitung oder ehrlich gesagt niemand regelmäßig? Ein einfacher Anfang ist einmal im Monat ein Blatt mit den zehn häufigsten Meldungen, nach Art und Häufigkeit geordnet. Was dort jeden Monat wieder auftaucht, ist kein Zufall. Es ist der nächste Stillstand mit Ansage.
Zwei Fragen hinterher: Welche Störmeldung haben Sie zuletzt am häufigsten quittiert? Wie oft stand Ihre Anlage im letzten Quartal ungeplant still? Wenn Sie beides aus dem Kopf wissen, kennen Sie Ihre Anlage. Wenn nicht, kennen Sie vor allem ihre Meldungen.
Die drei Tests auf einen Blick
- Der Kopie-TestEine Woche lang jede Mail zählen, in der Sie in Kopie stehen und die eigentlich jemand anderes hätte entscheiden können.
- Der Wo-zuerst-TestBei jedem Problem notieren, an welcher Stelle im Ablauf es zuerst sichtbar wurde. Dann zwei, drei Schritte davor suchen.
- Der Störmeldungs-TestEinmal im Monat die zehn häufigsten Meldungen der Anlage auf ein Blatt. Was jeden Monat wiederkommt, gehört in die Wartungsplanung.
Sortieren statt alles auf einmal
Wer bei einem der Tests hängen bleibt, hat selten nur eine Baustelle. Der Reflex ist dann, alles gleichzeitig anzupacken. Das geht meistens schief, weil die Leute, die es umsetzen sollen, nebenbei den Laden am Laufen halten.
Ich sortiere deshalb in drei Gruppen:
Sofort: Was ohne Umbau und ohne Budget geht. Die monatliche Liste der Störmeldungen zum Beispiel. Dafür braucht es kein Projekt, nur jemanden, der sie macht.
In 90 Tagen: Was Training, Abstimmung oder Planung braucht. Delegation gehört dazu. Die muss erst sitzen, und Rückendeckung muss man ein paar Mal erlebt haben, bevor man ihr glaubt.
Struktur: Was an Rollen, Zuständigkeiten oder am Aufbau des Standorts hängt. Das löst keine Anweisung, das braucht eine Entscheidung von oben.
Bei einer Standortanalyse schaue ich deshalb nicht nur auf Zahlen, sondern auch darauf, wo entschieden wird. Aufgenommen werden die Lager-, Versand- und Transportprozesse vor Ort. Am Ende steht genau diese Sortierung: Sofortmaßnahmen, 90-Tage-Maßnahmen und Strukturmaßnahmen.
Mein Fazit
Ein Standort kippt selten an einem Tag. Er rutscht. Die Zeichen sind vorher da: im Postfach der Leitung, an der Stelle, an der Fehler auffallen, in der Liste der Störmeldungen. Wer regelmäßig hinschaut, merkt es früh genug, um gegenzusteuern.
Von innen ist das schwer, weil man jeden Tag drinsteckt. Genau dafür sind die drei Tests da. Sie zwingen zu einem Blick von der Seite, auch wenn keiner von außen kommt.
Wenn Sie bei einem der Tests hängen geblieben sind: In einer kostenlosen Ersteinschätzung von 30 Minuten sage ich Ihnen, wo ich bei Ihnen zuerst hinschauen würde. Für Standorte in Berlin und Brandenburg gern auch mit einem Termin vor Ort.
Mehr zur Prozess- und Standortanalyse finden Sie auf der Seite Logistikberatung.